Home
>
Nos outils de gestion de congrès

QUELS SONT NOS OUTILS ?

Une suite logicielle

Vert Com a développé en 2004 sa propre suite logicielle pour gérer les congrès scientifiques, avec des fonctionnalités spécifiques aux communautés de recherche. Cette suite est constamment mise à jour et enrichie des améliorations suggérées par les organisateurs.

Elle est installée sur un serveur disposant de toutes les sécurités garantissant une non dissémination des datas récoltées et d’un système de sauvegardes préservant leur intégrité en cas d’incident.

La mise en œuvre de cette suite est rapide (moins de 24h) et sa prise en main par les organisateurs très intuitive. Développée en anglais et en français, elle permet de générer des formulaires pour les soumissions et les inscriptions, qui sont facilement implantables dans un site web existant ou créé par l’agence.

Soumission d'abstract

Soumission d’abstract avec page profil permettant à l’utilisateur de gérer ses contributions (ajouter, modifier, supprimer, ajout de full-paper ou de proceeding…).

Reviewing des soumissions

Relecture des soumissions par un panel de reviewers ayant accès aux abstracts qui leur sont affectés.

Planification du programme

Planification du programme avec distribution des contributions par jour, par salle et par topic.

Gestion des inscriptions

Inscription avec plusieurs modes de paiement : CB, chèque, virement, bon de commande.

Édition des éléments administratifs

Édition des factures, lettre d’invitation pour les demandes de visa, attestation de présence, badges.

L’organisateur dispose d’un tableau de bord pour suivre au jour le jour les soumissions, l’avancement du reviewing, les inscriptions et les règlements. Il peut à tout moment générer un export Excel des différents écrans de l’outil.

L’agence propose également la gestion de la facturation dans le cadre d’un mandat de gestion établi avec l’organisme porteur du projet.

Une application mobile

En complément du site web du congrès, l’agence propose une application mobile qui permet de retrouver l’ensemble des contributions, les auteurs, le programme détaillé, les partenaires et sponsors, avec des fonctionnalités de discussion et de networking entre les participants (mur de chat, prise de rendez-vous).

Un outil d'enregistrement

Dans le cadre d’un congrès hybride ou tout digital, les auteurs peuvent charger leurs vidéos déjà enregistrées depuis leur page profil. Si besoin, l’agence propose un outil d’enregistrement basé sur la solution e-Slides.

Les liens vers les sessions live (Zoom, Google Meet, Teams) sont ajoutées au programme de la conférence digitale et accessibles depuis le site web et l’appli mobile.