Evénementiel

PCO* en congrès scientifiques et techniques

En contact au plus près des communautés de recherche, l’agence Vertcom a cultivé un savoir-faire et développé des outils qui sont aujourd’hui reconnus en France et à l’étranger. Qu’il s’agisse d’organiser un colloque national d’une centaine de personnes ou un congrès international d’un millier, nous déployons tous nos efforts pour garantir la réussite des événements qui nous sont confiés.

Egalement impliquée dans l’activité du MICE, l’agence fournit un appui aux entreprises ou associations professionnelles qui ont un événement à organiser, de la planification en amont à la gestion quotidienne, en passant par la réalisation de leurs souhaits les plus originaux et le choix de solutions de rechange en cas d’imprévus.

Pour gérer un projet dans sa globalité, nous constituons une équipe de consultants expérimentés (programmation, partenariat et sponsoring, commercialisation de stands ou d’espaces…), capables d’intervenir en France et à l’étranger.

(* Organisateur Professionnel de Congrès)

Nouveauté : l’agence dispose désormais de sa propre application sur l’App Store d’Apple et Google Play pour Android. L’app Vertcom events regroupe les congrès gérés par l’agence avec toutes les fonctions : programme détaillé, biographie des conférenciers, proceedings téléchargeables, géolocalisation, exposants et sponsors, networking entre participants…

Gestion administrative et financière

Par délégation administrative, nous gérons les flux financiers d’un événement, tout en effectuant un cost-control rigoureux sur les dépenses pour garantir le respect du budget.

En ouvrant un sous-compte bancaire au nom de l’événement, le mandat de gestion qui nous est passé nous autorise à percevoir les recettes d’inscription et les subventions, régler les prestataires et garantir le recouvrement des différentes taxes (TVA).

Nous maîtrisons également la gestion des recettes avec l’outil du CNRS Azur-Colloque.

Nous apportons notre assistance dans l’élaboration des demandes de subvention.

Dans le cadre d’une exposition industrielle en marge d’un congrès, nous assurons la commercialisation des stands et des packages sponsorings.

Sur la partie opérationnelle, nous prenons en charge tous les aspects logistiques : sélection, repérage et gestion du lieu d’accueil, mise en concurrence des prestataires, comparaison des traiteurs, élaboration d’un programme social, réservation hôtelière…

En lien avec le service production du centre de congrès, nous assurons la coordination technique pour la signalétique intérieure et extérieure des espaces, l’équipement audiovisuel, la décoration florale, le mobilier scénique, la sécurité, l’entretien et le nettoyage…

Nous prévoyons le personnel d’accueil, hôtesses de conférence, traducteurs et interprètes (en simultané ou consécutif), techniciens audiovisuels et personnels de sécurité, dans des proportions liées à l’événement.

Notre assurance responsabilité civile couvre à l’année l’ensemble des événements que nous gérons.

Prenant en compte le contexte sécuritaire actuel, nous encourageons nos clients à souscrire une assurance annulation couvrant notamment le risque terroriste.

communication et relations presse

Création graphique et communication événementielle

Le conseil et la recommandation d’outils de communication appropriés à l’événementiel permettent de favoriser les meilleurs échanges entre les conférenciers et leurs publics cibles : congressistes, étudiants, grand public.

Les éléments de communication print ou web nécessaires à la publicité de l’événement sont développés en interne : création de la charte graphique, bloc-marque et déclinaisons, site internet, emailings, affiche, flyer, programme, badge personnalisé, goodies…

L’envoi des emailings (save-the-date, call for papers, reminder, practical information…) aux membres de la communauté scientifique se fait à l’aide de l’outil Sarbacane qui permet le suivi de campagne : ouverture des messages, gestion des adresses erronées et des désinscriptions, suivi des clics sur les liens présents dans le corps du message.

Nous proposons également l’animation des réseaux sociaux (groupe LinkedIn, page FaceBook, compte Twitter…), la gestion des relations presse, l’enregistrement vidéo, la retransmission des débats en streaming, le reportage photographique…

Soumission, reviewing et planification

En amont d’un congrès, nous assistons le comité scientifique dans l’élaboration du programme de conférences : appel à communication, collecte des abstracts et reviewing, recherche de conférenciers invités ; en aval, compilation des résumés et des proceedings, édition des actes ou parution dans une revue scientifique.

Notre outil de soumission et de reviewing a entièrement été conçu par l’agence et enrichi de l’expérience des congrès passés. Couplé à la gestion des inscriptions, il apporte un soutien précieux au comité scientifique dans l’élaboration du programme oral et des sessions posters. Développé en français et en anglais, il autorise le reviewing topic par topic, avec plusieurs niveaux d’administration : reviewer, convener, chairman. Il facilite le travail du comité de sélection en lui faisant gagner un temps précieux.

La gestion des inscriptions en ligne ou sur place permet un suivi quotidien des effectifs. Différents modes de paiement sont proposés : carte bancaire (Visa, Mastercard, AmEx), chèque ou virement administratif. Cette gestion dématérialisée permet l’édition des feuilles d’émargement, des badges, des attestations de présence, des lettres d’invitation pour instruire les demandes de visas et des rooming-lists pour les hôtels.

Nouveauté exclusive : un outil de planification, par jour et par session, vient enrichir notre suite logicielle. Intuitif et complètement inédit, il répond à une demande exprimée par les chairmans.

Programme social

La réussite d’un événement tient aussi à la qualité de ses à-côtés, comme la cérémonie d’ouverture ou de clôture, la remise des prix, le dîner de gala et ses animations, tout comme le programme d’excursions proposé aux personnes accompagnantes.

Nous nous occupons d’organiser le transport des participants, que ce soit à leur arrivée, à leur départ, ou pendant leur séjour pour se rendre sur les différents lieux du programme social.

Nous travaillons en partenariat avec des prestataires professionnels pour proposer des activités ludiques en intérieur ou en plein air.

programme social

En plus de la qualité des débats auxquels ils assistent, la découverte touristique d’une région et de ses spécialités contribue à ce que les participants gardent un souvenir agréable de leur séjour.

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